Reduziere deine Eingangspostfächer auf ein Minimum

Bismillah!

As-salamu alaykum wa rahmatullahi wa barakatuh,

täglich prasseln Unmengen an Informationen auf uns ein. Wir bekommen Post an der Haustür, Emails in den Postfächern verschiedener Emailaccounts, Nachrichten in Foren, Facebook, Twitter, StudiVZ, MeinVZ und sontstige Social-Networkseiten. Dann hat man noch den Eingangskorb auf dem Schreibtisch, abonnierte Nachrichten Newsfeeds usw. Und außerdem ist das eigene Notizblock ja auch dem entsprechend ein Eingangspostfach, das Informationen enthält, die bearbeitet werden wollen.

Je mehr man von diesen Eingangspostfächern hat, desto schwieriger ist es all diese Nachrichten und Informationen zu verwalten und das wichtigste für sich rauszuziehen. Deswegen ist es notwendig, dass man

1. erstens die Menge der Eingangspostfächer auf das nötigste reduziert, um den Informations- und Nachrichtenflut zu senken und

2. zweitens die Eingangspostfächer möglichst „zusammenbringt“, so dass man sich nicht täglich in unzähligen verschiedenen Seiten einloggen muss, um Nachrichten zu checken. Denn dies raubt einem nur notwendige Zeit, die man für die wichtigen Dinge im Leben benötigt, wie z.B. dem Lesen des Qurans.

Ich persönlich benutze Outlook für die Verwaltung meiner digitalen Eingangspostfächer. In Outlook verwalte ich all meine Email-Accounts die ich habe, d.h. ich brauche mich nicht in verschiedenen Webmail-Seiten einzuloggen, sondern bekomme alle meine Emails in dem Haupteingangspostfach von Outlook zugeschickt. Das spart unmengen an Zeit. Außerdem habe ich es so eingestellt, dass ich per Email über eingehende Nachrichten in meinen Social-Networkaccounts informiert werde, so dass ich nicht immer diese Accounts zu checken brauche.

Außerdem erhalte ich all meine abonnierten Newsfeeds verschiedener Seiten und Blogs auch in Outlook. Ich empfehle es sehr RSS-Feeds von Lieblingsseiten und Blogs zu abonnieren, denn RSS-Feeds informieren einen automatisch darüber, wenn es was neues auf den Seiten und Blogs gibt und man braucht also nicht selber nachzuschauen ob es was neues gibt.

So habe ich gleich viele digitale Eingangspostfächer auf einen Haupteingangspostfach reduziert.Wie gehe ich nun mit den eigehenden Emails und Informationen um?

Ich versuche meine Emails einmal am Tag durchzugehen und dabei gehe ich wie folgt vor:

1. Ich schau ob ich diese Email sofort löschen kann.
2. Wenn es etwas ist was ich beantworten muss, beantworte ich es entweder gleich, oder wenn ich weiss, dass ich für die Antwort etwas länger als 3 Minuten brauche, und ich momentan keine Zeit dazu habe, notiere ich es mir als Aufgabe für später.
3. Wenn es wichtige Infos enthält, lege ich es in dem ensptechenden Ablageordner ab.

So ähnlich gehe ich auch beim Lesen der RSS-Feeds vor. Ich überfliege schnell die Feeds und wenn es was interessantes gibt lese ich es entweder sofort, oder lege es ab.

Das Checken der Emails und RSS-Feeds mache ich übrigens möglichst nur in den Zeiten, in denen ich mich sowieso nicht auf wichtige Aufgaben konzentrieren kann und eine Pause mache. Aber in den Zeiten wo ich produktiv arbeiten kann, vermeide ich es Emails zu checken und zu beantworten.

In Outlook verwalte ich neben den Emails und RSS-Feeds auch meine Aufgaben und Termine, die ich von meinem Notizblock übertrage, oder gleich eintrage, wenn ich die Aufgabe aus einer Email heraus erstelle. Dazu werde ich in zukünftigen Blogbeiträgen mehr schreiben inschaALLAH.

Die normale (Papier) Hauspost verwalte ich so, dass ich Werbung und Unwichtiges sofort wegschmeiße, die Post öffne und Umschläge sofort wegschmeiße, dann nach schnellem überfliegen  entscheide, ob es nur etwas ist, was ich in unseren Unterlagen ablegen muss, oder ob ich etwas tun muss und z.B. die Post beantworten muss, eine Rechnung bezahlen muss etc.. Je nach dem lege ich es in den entsprechenden Eingangsfach auf meinem Schreibtisch ab. Außerdem notiere ich dazu Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in meinem Notizblock, damit ich es nicht vergesse. Wenn ich es schaffe, gehe ich den Fach mit den Dokumenten die abgelegt werden müssen einmal am Tag (mind. einmal die Woche) durch und lege alle Dokumente in die entsprechenden Ablageordner ab.

Das ist eine kurze Info darüber wie ich das handhabe. Wieviele Einganspostfächer hast du? Wie verwaltest du deine Email- und Social-Networkaccounts? Verwendest du auch ein Email-Programm wie Outlook? Wie gehst du mit deiner normalen Hauspost um? Hast du ein System mit denen du die eingehenden Informationen und Nachrichten bearbeitest?

Ich freue mich auf deinen Kommentar.

Wa alaykum salam wa rahmatullah,

Hadhemi