‚ASR Selbst(Nafs)management-System

Mich interessiert es oft wie andere sich organisieren. Denn jeder hat doch irgenwie seine persönlichen Tricks, wie man sich so im Alltag organisiert und ich bin immer neugierig darauf neue Tricks zu lernen, um mein eigenes Selbstorganisationssystem zu verbessern. Auch macht es mir  eine große Freude anderen dabei zu helfen sich besser zu organisieren, deswegen ist das Thema Selbstorganisation eines meiner häufigsten Gesprächsthemen.

Ich möchte dir hier daher gerne verraten, wie ich mich im Alltag so organisiere. Vielleicht inspiriert dich diese Vorgehensweise und hilft dir dich besser zu organisieren. Ich verwende ein von mir entwickeltes Selbstmanagemetsystem, dass auf die besten und bewährtesten Selbst- und Zeitmanagementmethoden unserer Zeit, sowie auf dem Quran und der Sunna basiert. Ich nenne dieses System das ‚ASR-Selbstorganisationssystem.

Das ‚ASR-Selbst(Nafs)organisationssystem

Den Namen ‚ASR habe ich aufgrund der Surat al-‚Asr gewählt, denn die ‚ASR-Methode soll uns Muslimen dabei helfen die Sura al-‚Asr und den Islam im Allgemeinen leichter und erfolgreicher umzusetzen und alle unsere Lebensbereiche leichter unter einem Hut zukriegen und uns in allen Lebensbereichen weiter zu entwickeln. Die persönliche Weiterentwicklung in allen Lebensbereichen ist es was uns glücklich macht, uns den Inneren Frieden gibt und uns in Diesseits wie in Jenseits erfolgreich werden lässt. Das System habe ich also speziell dafür entwickelt, um in Diesseits und Jenseits erfolgreicher zu werden und diesen Erfolg und die innere Zufriedenheit auch zu spüren. Das hat ALLAH als den diesseitige Lohn versprochen, wenn man auf dem richtigen Weg ist und an sich arbeitet.

‚ASR ist aber auch die Abkürzung für den Prozess auf das dieses Selbstorganisationssystem aufbaut.  Derzeit bin ich dabei ein Buch darüber zu schreiben und einen Kurs zu diesem Selbstorganisationssystem zu erstellen. Ich will dir hier aber schon mal einen Überblick über die System geben.  Vorher ist es aber wichtig, dass du die Prinzipien kennst auf welchen Prinzipien das System basiert.

7 Erfolgs-Prinzipien auf denen das ´ASR-System basiert

1. Jeder kann produktiv, diszipliniert und erfolgreich sein, das ist nur eine Frage der Selbstorganisation. Zeitmanagement ist lediglich ein Teil davon!
2. Du bist nur eine Person, deswegen gehört Gleiches zusammen. Du brauchst nur einen Kalender, nur ein Aufgabenplaner, nur ein Ablagesystem für Papiere und Dateien, nur einen Emailklienten für alle Emails, nur einen Ort für alle Notizen etc.  (sonst Chaos!)
3. Wegen der heutigen Informationsüberflutung ist der Kopf ist keine verlässliche Sammelstelle mehr! Wir vergessen sehr schnell und sollten daher alles was uns wichtig ist und wir nicht vergessen wollen aufschreiben. Das hilft den Kopf zu befreien.
4. Konzentration (Fokus) auf das Wesentliche ist der Schlüssel zum Erfolg. Deine Lebenszeit ist begrenzt, nutze sie daher sinnvoll. Denke GROß! Man muss nicht zu allem Ja sagen und alles mitmachen, nur 20% der Dinge bringen 80% Erfolg im Leben. (Pareto-Prinzip)
5. Alles Wichtige hat seinen Platz im Leben, damit man in Balance leben kann und man nicht ständig das Gefühl hat etwas zu vernachlässigen und sich deswegen besser und ohne schlechtes Gewissen auf die aktuelle Aktivität konzentrieren kann. (Auch Spass!)
6. Hintergrundtasking bzw. Duotasking statt Multitasking hilft Zeit zu sparen ohne zu schaden. Das bedeutet, dass du etwas im Hintergrund laufen lässt, z.B. die Waschmaschine, während du gerade was anderes machst. Oder du hörst einen Vortrag während du kochst etc.
7. Ein Mal ist kein Mal! Regelmäßigkeiten, Routinen & Gewohnheiten bestimmen deinen Erfolg. Produktive und gesunde Gewohnheiten im Alltag bringen dich dahin wo du sein willst.

Kommen wir nun zum ´ASR-System und wie der Prozess aussieht:

Der Prozess des ‚ASR-Selbstorganisationssystems besteht aus folgenden 3 Hauptschritten:

1. Aufnehmen (A)
2. Selektieren (S)
3. Realisieren (R)

      Im Folgenden erkläre ich dir nun kurz die einzelnen drei Schritte:

1. A = Aufnehmen

Alles was in dein Leben rein kommt, egal ob eine Idee, eine Bitte, eine Email, ein Anruf, Post, Papiere, Dateien etc., muss zuerst in irgendeiner Weise aufgenommen werden, wenn du es nicht vergessen willst und den Überblick darüber behalten willst. Wenn du es nicht richtig aufnimmst und nur versuchst dich daran zu erinnern, hast du bereits einen entscheidenden Fehler gemacht der dich daran hindert dich besser zu organisieren und produktiver für ALLAH zu werden. Das führt zu Überforderung, Stress, Selbstzweifel etc. Was beim Input als erstes aber als aller erstes beachtet werden sollte:

• Wichtig ist, dass man darauf achtet dass man täglich qualitativ hochwertigen Input bekommt das einem hilft und sinnvoll ist (gute Literatur, Vorbilder, gute Ratschläge & Tipps).
• Schlechter Input vergiftet das Herz und den Verstand (Fernsehen, Klatsch & Tratsch, Infos die einem nichts bringen, oder eher schaden)

Das was rein kommt, kommt auch raus!

Der Prozess des Aufnehmens besteht insgesamt aus zwei Schritten:

Schritt 1: Einsammeln von neuem Input an geeignete Einsammelorte

Einsammeln ist nicht nur der erste Schritt zur produktiven Aufnahme von neuem Input, sondern auch der erste Schritt zur Umsetzung. Einsammeln bedeutet, dass alles neue dass an dich gerichtet ist, oder um das du dich später kümmern willst aufgefangen werden kann, bevor du später in Ruhe darüber entscheiden kannst, was du damit machen willst.

Um Dinge richtig aufnehmen zu können braucht jede Art von Input (z.B. Information, Gegenstand) ihre geeignete und verlässliche „Eingangsbox“ bzw. „Sammelstelle“, einen Bereich wo du Dinge erstmal aufnehmen kannst, bevor du dich später damit darum kümmern kannst. Doch sei vorsichtig, je mehr „Sammelstellen“ du hast, desto stressiger und schwieriger wird es sein mit neuem Input umzugehen und du wirst dann durcheinander kommen. Habe nicht mehr als 8 bis 10 Sammelstellen.

Übrigens: Der Kopf ist keine verlässliche Sammelstelle (!!!) für neue Ideen und Infos etc. Wichtige neue Gedanken sollten daher schnell aufgeschrieben (Notizen) oder aufgezeichnet werden (Audio).

Im Folgenden nenne ich dir die wichtigsten, die jeder haben muss und ich verrate dir was ich persönlich nutze.

Folgende Sammelstellen sind notwendig:

1. Notizbuch: Für neue Gedanken, Ideen, Infos (z.B. mit Hilfe von Evernote)
2. Eingangsliste für neue Aufgaben- & Termine (z.B. mit Hilfe von TodoCloudAppigo, oder Asana). Wichtig: Alle neuen Aufgaben und Termine sollten zuerst in eine Art Eingangsliste eingetragen werden und diese später definiert werden. Dazu kommen wir noch im zweiten Schritt des ´ASR-Systems.
3. Eingangsfach: neue Papiere, Zettel & Post kommen in ein Eingangsfach an deinem Schreibtisch. Briefkasten, Fax,  Handtasche sind lediglich Erweiterungen für dieses Eingangsfach.
4. Posteingangsordner: für alle neuen Emails, PNs etc. Nutze bitte NUR ein Posteingansfach auf das Emails an deine verschiedenen Email-Adressen weitergeleitet werden. Benachrichtigungen von Social Media sollten ebenfalls darauf weitergeleitet werden, so musst du nicht deine Postfächer in Facebook und Co checken, sondern wirst über Email informiert. Ich nutze Gmail.
5. Desktop/Downloadordner: Neue Dateien sollten zuerst in einem gemeinsamen Ordner heruntergeladen werden. Sonst verlierst du den Überblick darüber was du noch durchlesen und anschauen wolltest.
6. Sammelstelle/Box für neue Gegenstände, Einkäufe etc (Handtasche ist eine Erweiterung)
7. Anrufbeantworter
8. SMS
9. Weitere mögliche Sammelstellen: Audionotiz/Diktiergerät

 

Schritt 2: Durchsicht & Vorsortierung des Inputs

Als nächstes sollte jeder neue Input regelmäßig, am besten täglich durchgegangen und vorsortiert werden. Das Vorsortieren mit den folgenden 5 As hilft schnell den Überblick über alles neue zu bekommen (egal ob Email, Notizen, Dateien, Papiere etc.).

1. Abfall (soviel wie möglich wegschmeißen/löschen)
2. Aufgabenfach (ungeplant) (noch nicht im Planer eingetragen)
3. Aufgabenfach (geplant, d.h. ist zumindest im Eingangsbox des Planers eingetragen)
4. Abzulegenfach (Zwischenablage)
5. Ausgangsfach (alles was anderen gehört, raus muss, Post etc.)

Weitere hilfreiche Fächer:

• Kassenbons für das Haushaltsbuch
• Lesefach
• Coupons
• Datenmüll
• Schmierpapier
• Papierfach
• Mappen/Folien

Kommunikation: Wenn man um etwas gebeten wurde, kann man jetzt während der Vorsortierung kurz mitteilen, ob man etwas erledigen wird, oder nicht. (max. 2 min.)

 

2. S = Selektieren

Während der zweiten Phase ordnen wir zu allen Dingen, die wir in unser Leben aufgenommen haben die entsprechende Zeit, den Ort, den Lebensbereich, den Kontext und Personen zu. Diese Vorbereitung hilft dir später bei der Umsetzung. Denn du kannst etwas nur dann umsetzen, wenn es auch seine Zeit und Platz in deinem Leben hat.

Schritt 1: Vorplanung der Aufgaben, Projekte & Termine

Die folgende Vorbereitung gilt nur für Aufgaben die länger als 2 Minuten dauern. Aufgaben die jedoch unter 2 Minuten erledigt werden können, sollten am besten sofort erledigt werden, weil die Planung selber genau so lange dauert.

Du brauchst ein Termin- und Aufgabenmanagementsystem in welchem du Aufgaben, Projekte & Termine hinzufügen und einplanen kannst. Ich persönlich nutze für meine Ziel- und Aufgaben- und Projektplanungen Asana, und für Termine und Routineaufgaben nutze ich TodoCloud von Appigo. Ich nutze auch Google Kalender, aber lediglich für die grobe Strukturierung des Monats, der Woche und des Tages, was mir hilft Termine und Aufgaben zeitlich sinnvoll zu planen. Gehe bei der Vorplanung wie folgt vor:

• Schreibe die Aufgabe, Projekt bzw. den Termin in die Eingangsbox deines Planers und entscheide was der nächste klare Schritt ist und schreibe das auf.
• Im Notizfeld können weitere Infos, weitere Schritte etc. eingetragen werden.
• Kann die Aufgabe delegiert/abgegeben werden? Beim Delegieren vor der Aufgabe „Warte auf ‚Name‘“ schreiben. Bei Abgabe kann man die Aufgabe abhaken.
• Datum vergeben
  • „Weiches“ Datum für Aufgaben die keine klaren Deadlines haben: z.B. Diese Woche, diesen Monat, dieses Quartal, irgendwann
  • „Hartes“ Datum bei Terminen, Deadlines und Routineaktivitäten: z.B. Arzttermine, ein Termin wann etwas spätestens abzugeben ist.
  • Heute Aufgaben mit Stern oder heutiges Datum markieren
• Kontext bzw. Tag vergeben:
  • Aufgabenart: z.B. Lesen, Video anschauen, einkaufen etc.
  • Person: z.B. Mama, Papa, Freundin xy, Mitarbeiterin xy etc.
  • Ort: Büro, zu Hause, Unterwegs, Schule, Garten etc.
  • Lebensbereich-Liste:  Ibada, Arbeit, Kind, Ehemann, Haushalt, Gesundheit, Finanzen etc.

Schritt 2: Ablegen von Papieren, Dateien, Gegenständen etc.

Alles braucht ein zu Hause. Objekte für die noch kein Platz gefunden wurde, bleiben im Abzulegen Fach bis ein geeigneter Platz gefunden wurde. Es gibt beim Ablegen insgesamt 3 Ebenen:

• Ebene 1: Wem gehört das? Eigene oder Gemeinsame Ablage
• Ebene 2: Ablegen nach Ablagetypen:
  • Pläne, Routinelisten, Stundenpläne, Dokumentation (z.B. Buchhaltung) etc.
  • Checklisten, Anleitungen, Handbücher
  • Referenz: Unterlagen, persönliche Papiere, Projektarchiv, Fotos etc.
  • Ressourcen: Literatur, Bildmaterial, Werkzeuge etc.
• Ebene 3: Ablegen nach Thema in A-Z  (Arbeit, Gesundheit, Haushalt, Islam etc.)

Ich habe den Fehler gemacht zu erst nach Thema und dann nach Typ abzulegen, aber das ist im alltäglichen Gebrauch nicht praktisch. Wir suchen nämlich intuitiv (unbewusst) zuerst nach Typ, also nach einer Anleitung, nach Fotos, nach einer Liste etc. und erst dann nach dem Thema. Deine Unterlagen gehören daher nicht zusammen mit der Literatur, auch wenn es das gleiche Thema ist, z.B. Finanzen.

 

3. R = Realisieren

Kommen wir nun zur letzten und entscheidensten Phase der Selbstorganisation, nämlich das zu realisieren was man sich vorgenommen hat, also zum Umsetzen.

Schritt 1: Tägliche, wöchentliche, monatliche, quartals & jährliche Planung

Tägliche Planung (5 Minuten; Vorabend): Ziel ist es einen klaren Tagesplan mit den wichtigsten Aufgaben & Terminen des Tages, nur das was wirklich an dem Tag erledigt werden sollte. (Überforderung adé)

• Termine für morgen (hartes Datum) anschauen
• Diese Woche Liste anschauen (weiches Datum) anschauen

Wöchentliche Planung (5 Minuten; Sonntags)

• Diesen Monat Liste + Monatsziele anschauen

Monatliche Planung (Monatsende)

• Dieser Quartal Liste + Quartalsziele anschauen
• Irgendwann Liste anschauen

Quartalsplanung (Quartalsende)

• Dieses Jahr Liste + Jahresziele anschauen

Jährliche Planung (Jahresende)

• Nächstes Jahr Liste + Lebensziele anschauen

 

Schritt 2: Konzentriertes und produktives Umsetzen der Aufgaben

• Zeitblöcke für verschiedene Aktivitäten (Arbeit, Haushalt etc.)  d.h. Kontexte einplanen
• Wichtigster Zeitblock:Die Morgenroutine für die persönliche Weiterentwicklung (z.B. zwischen 5 und 7 Uhr) . Stärke dich selbst, damit du anderen helfen kannst! Alle erfolgreichen Menschen haben eine produktive Morgenroutine. Segensreiche Zeit, die nicht verschlafen werden sollte. Der Prophet s. bat ALLAH die frühen Morgenstunden für seine Umma zu segnen.
• • Zeit für Ibadat  (Gebet, Dua, Quran), der Bildung (Buch lesen, Audio), der Gesundheit  Sport, Wasser, gesundes Frühstück)
  • Zeit für Körper & Gesundheit (Wasser, Sport, gesundes Frühstück, Körperpflege)
  • Zeit für Weiterbildung (Buch, Hörbuch)
  • Zeit für Familie/Kinder bevor der Tag startet (gemeinsam Quran lernen)
  • Zeit für die wichtigsten Aufgaben des Tages
  • Keine Emails, kein Facebook, Haushalt, Zeitunglesen, Fernsehr, Radio etc.!
  • Selfmade-Millionaire schwören alle auf die Morgenroutine. Die hätte den Unterschied in Ihrem Leben gemacht. Doch viel wichtiger ist es zu wissen, dass der Prophet s. und die Sahaba genau das gemacht haben, sie haben die wichtigsten Ibadat auf den letzten drittel der Nacht und den frühen Morgenstunden gelegt.

 

Das sind die 3 Phasen bzw. Hauptschritte des Selbstorganisationssystems. Wenn du das umsetzt wirst du viel produktiver und oragnisierter sein. Dinge die dich vorhergestresst haben und dir schwergefallen sind, fallen dir inschaALLAH plötzlich einfach. Doch wie kannst du damit beginnen das System ab heute in dein Leben zu integrieren? Im Folgenden bekommst du Tipps wie du das ab heute machen kannst:

Umsetzen des ´ASR-Systems im Alltag

Hier sind zusammengefasst die Schritte die du gehen solltest, wenn du anfangen willst dieses Selbstorganisationssystem in deinen Alltag zu integrieren, damit du in deinem Alltag produktiver und erfolgreicher wirst.

Schritt 1: Entrümpeln

• Sammelstellen für neuen Input definieren und auf 8-10 reduzieren
• Alles was noch nicht vorsortiert wurde kommt in den Eingangsbereich der Sammelstellen

Schritt 2: Strukturen schaffen

• Fächer, Ordner, Bereiche für die Vorsortierung schaffen (5As)
• Ablagesystem mit 3 Ebenen
• Aufgaben und Termine vorplanen

Schritt 3: Gewohnheiten aneignen

• Tägliche Planung am Vorabend oder spätestens morgen bevor der Tag startet
• Den Tag in Zeitblöcken strukturieren -> Den Tag mit der Morgenroutine beginnen!!!
• Tägliches anwenden des Systems Input > Sammelstelle > Vorsortieren > Planen & Ablegen > umsetzen
• Dauer: 1 bis 2 Monate bis man das System beherrscht hat

 

Möchtest du mehr über das ´ASR-System lernen?

Ich arbeite derzeit an einem ´ASR Online-Kurs, der folgendes bieten soll:

• Helfen das ´ASR-System zu implementieren und beizubehalten
• Schritt für Schritt Anleitungen & Videos
• Forum, Gemeinschaft
• Fragen & Antworten, persönliches Coaching

Wenn du mehr Wissen möchtest und gerne an dem Kurs teilnehmen möchtest, dann trage dich doch gleich unten für den Islam-leben.de Newsletter an. Du erhälst als Geschenk den kostenlosen Islam leben Video-Kurs und Islam-Checklisten die dir zusammen mit dem Wissen hier unglaublich viel helfen werden deine Zeit besser zu nutzen.

Deine Meinung ist gefragt

1. Was ist deine Meinung zum ´ASR-System?
2. Über welchen der Schritte würdest du gerne mehr erfahren?
3. Würdest du an einem Online-Kurs teilnehmen, der dir Schritt für Schritt hilft das ASR-System anzuwenden?